Pourquoi devriez-vous former votre secrétaire au recouvrement de créances ?

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Au sein de toute entreprise, la (ou le) secrétaire joue un rôle pivot.

Sans elle, tout l’édifice s’effondre :

Le Directeur Administratif et le PDG croulent sous les sollicitations non désirées.

Les commerciaux, les chargés d’affaires et les techniciens s’entremêlent dans leur planning, s’ils arrivent encore à l’établir.

Les appels téléphoniques fusent dans tous les sens, dans les mauvais services. C’est l’anarchie et tout le monde s’énerve !

Et si vous bossez dans une petite PME, alors la mission de la secrétaire (ou de l’assistante) ne s’arrête pas là :

Enregistrement des devis.
Facturation.
Accueil physique des clients et des démarcheurs.
Réservation des billets d’avion et de train, des nuits d’hôtel pour toute la boîte.
Gestion du parc auto.
Organisation du CE.
Rédaction des courriers.
Distribution des tickets restaurants.
Et j’en passe !

La liste est aussi longue que celle des courses du français moyen se pointant devant Carrefour à J + 1 après l’annonce du confinement.

Alors, me diriez-vous, pourquoi lui ajouter une nouvelle mission, celle de s’occuper du recouvrement des factures, de la gestion, du suivi et de la relances des impayés ?

Bonne remarque…

Votre secrétaire possède déjà les qualités d’un bon chargé de recouvrement

Eh bien, tout simplement parce que votre secrétaire possède plusieurs atouts :

Elle est à l’aise avec le téléphone.
Elle connaît tous vos clients.
Et avec un peu de chance, elle est souriante, sympathique, diplomate et habituée au stress.

Voilà déjà une très bonne base pour une future chargée de recouvrement à temps-partiel.

En la formant aux techniques du recouvrement de créances (les basiques, il ne s’agit pas d’en faire son métier), votre business va gagner en efficacité :

Vos impayés baissent.
Votre trésorerie augmente.
Votre moral et votre motivation grimpent !

Mais surtout, il faut bien comprendre une chose :

En lui demandant de relancer vos impayés, sa charge de travail ne va pas augmenter de façon significative.

La relance des impayés : une routine facile à mettre en place

Voilà l’idée :

Qu’elle intègre la relance des factures impayées dans son travail quotidien, sans tout bousculer ou tout remettre en cause.

Par exemple : lorsqu’un client lui téléphone, elle ouvre sur son ordinateur le fichier qui récapitule vos impayés, et si elle voit que la personne qu’elle a en ligne est en retard de paiement, elle lui glisse un petit mot à ce sujet, gentiment, comme si de rien était.

Bien entendu, sa mission de recouvrement ne va pas s’arrêter à ça.

C’est un peu plus subtile que cela en a l’air.

Il va falloir au préalable mettre en place une vraie stratégie, une organisation de votre politique de recouvrement interne.

Et si vous n’en avez aucune pour votre entreprise, alors il est temps de sérieusement y songer, surtout en cette période de crise où les impayés explosent (de 56 à 70 % selon des stats publiées par SIDETRADE).

Comment récupérer vos impayés sans vous compliquer la vie ?

La bonne nouvelle, c’est qu’il ne vous sera pas nécessaire d’y réfléchir pendant des mois, d’organiser des réunions interminables et de tester des méthodes un peu au pif avant d’arriver à vos fins.

J’ai fait le job pour vous !

Après avoir travaillé 12 ans en tant que chargé de recouvrement, j’ai créé la formation en ligne Le Recouvrement de Créances pour les Nuls.

L’objectif : vous guider étape par étape à instaurer une stratégie de recouvrement de créances efficace et durable au sein de votre organisation et vous permettre de faire baisser vos impayés.

C’est ludique, illustré par des exemples concrets et conçu pour les débutants. (Je vous y explique aussi comment convaincre votre secrétaire d’accepter cette mission sans rechigner).

Et puis, ça vous fera gagner du temps et de l’argent, car votre secrétaire pourra suivre la formation depuis son bureau et sur son ordinateur.

Vous l’avez compris, l’époque où l’on envoyait nos collaborateurs se former durant 3 jours à l’autre bout de la France pour un coût exhorbitant est définitivement révolue !