meilleurs conseils pour vous protéger des factures impayées

Coronavirus et impayés : 3 experts en recouvrement vous donnent leurs meilleurs conseils

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Ce n’est un scoop pour personne, la crise du Coronavirus et le long confinement que nous avons subi ont frappé de plein fouet notre économie.

Premières victimes : les petits commerces, les bars et restaurants, l’industrie du tourisme et plus globalement, nos PME.

Pour autant, les « gros » n’ont pas été épargnés et les redressements judiciaires spectaculaires se sont multipliés ces deux derniers mois : Canavese, Orchestra, André, Naf Naf, Alinéa… tandis que l’on apprenait qu’Airbus, leader mondial de l’aéronautique, s’inquiétait pour sa survie, faute de commandes.

La baisse drastique, voire l’arrêt complet de certaines activités fut le premier coup dur à encaisser.

L’explosion des factures impayées

Le second, plus sournois, et conséquence logique du premier, est l’explosion des retards de paiement (une hausse estimée à plus de 70 % à fin avril, selon des données publiées par Sidetrade).

Et ce n’est un secret pour personne : une entreprise qui cumule les impayés s’expose à un danger de mort.

C’est la raison pour laquelle les décideurs et dirigeants doivent prendre à bras le corps le risque d’impayé, trop longtemps mésestimé.

Il est aujourd’hui primordial de poser les bases d’une bonne stratégie de recouvrement de créances au sein de votre organisation, sous peine de voir votre trésorerie fondre comme neige au soleil.

Vérifiez la solvabilité de vos clients

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L’une des premières actions à mettre en place pour sécuriser vos ventes est de vérifier la santé financière de vos clients professionnels, notamment pour vous assurer qu’ils ne sont pas en redressement ou en liquidation judiciaire, comme le souligne Fatima SAHNOUNE, gérante de Juris Sententia, spécialiste du recouvrement. Les mettre sous surveillance et « réagir immédiatement, c’est-à-dire à échéance pour réclamer son règlement ».

En effet, trop d’entreprises n’osent pas relancer leurs clients en retard de paiement et quand elles se décident (enfin) à le faire, il est parfois trop tard.

Un avis partagé par Marie-Charlotte MICHAUD, consultante en credit management et recouvrement pour Idyllium qui conseille de vérifier systématiquement la solvabilité des entreprises avec qui l’on travaille et de créer des alertes sur le site Bodacc.fr, le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.

Le service est gratuit et vous permettra d’être informé par e-mail en cas de défaillance de vos partenaires. Il serait dommage de vous en priver !

Pour aller plus loin dans l’analyse, dans le cas où vous auriez de très gros clients (gros en termes du chiffre d’affaires que vous générez avec eux) ou que vous ayez un doute sur un prospect venant de vous passer une commande, Marie-Charlotte MICHAUD suggère d’acheter des études de solvabilité, que plusieurs sociétés proposent en ligne via des offres exclusives.

Certes, cela a un coût, mais vouloir faire des économies sur ce poste pourrait bien s’avérer dramatique en cas de mauvaise surprise. Alors, n’hésitez pas.  

Il est vital « d’intégrer la prévention du risque dans le cycle de vente, car trop d’entreprises (qui restent des personnes physiques aux commandes) signent des contrats à la hâte sans se soucier de la solvabilité des prospects qui deviendront clients. », nous explique Johanna PHILOGENE, chargée de recouvrement.

Et elle a raison : bien souvent, les commerciaux, qui résonnent en chiffre d’affaires et non en cash, ne se préoccupent guère de vérifier à qui ils ont à faire et valident des commandes parfois au premier venu, avec le risque que cela implique.

La pré-relance : une stratégie payante

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Toujours dans le recouvrement préventif (avant que l’impayé ne naisse), Johanna PHILOGENE nous invite à « effectuer de la pré-relance afin de verrouiller toute envie de soulever un ou plusieurs litiges imaginaires ».

En effet, peu d’entreprises utilisent ce levier, une fois de plus par peur de vexer ou perdre un client, ce qui est compréhensible, mais infondé.

Une pré-relance n’a pas pour objectif de réclamer un paiement, mais de vous assurer que votre client a bien reçu votre facture, qu’elle est enregistrée dans son logiciel comptable et qu’elle sera payée à échéance. (Si vous n’avez aucune idée de ce qu’est un courrier de pré-relance, vous pouvez en télécharger un modèle ici).

Pour rebondir sur ce que dit Johanna PHILOGENE, plus vite vous contactez votre client, moins il y a de chances qu’il ne vous invente un litige (la technique favorite des mauvais payeurs).

Et s’il s’avère que votre client vous informe d’un vrai litige, traitez-le sans délai, complète Johanna PHILOGENE.

Les pénalités de retard : arme de dissuasion préventive

Dissuader votre client de ne pas vous payer, et donc, anticiper, est un point central du recouvrement de créances. Comme le rappelle à juste titre Fatima SAHNOUNE, « pour anticiper les impayés, il faut insérer des clauses dissuasives dans le contrat (frais de retard, indemnité forfaitaire et rupture partenariat en cas de non-respect) et maintenir un lien avec un interlocuteur avec lequel on nouera une relation de confiance. » 

Car même si la plupart de vos clients en retard de paiement ne vous régleront jamais les différentes pénalités, le seul fait qu’elles existent et que vous les insériez dans vos relances et vos contrats en dissuaderont plus d’un de tenter le Diable, et donc les inciteront à vous régler le principal.

Si vos clients sont des particuliers, « il faut prendre en compte le délai de forclusion des dettes et réagir encore plus vite. À savoir, courrier et visite domiciliaire. En cas d’accord, on rédige un protocole (plus rapide et si enrôlé, il a force exécutoire) pour « bloquer » la dette et pouvoir essayer de la récupérer par voie judiciaire, si l’amiable ne donne rien », précise Fatima SAHNOUNE.

Proposez l’acompte à la commande

L’acompte à la commande est un autre pilier du recouvrement préventif. S’il est parfois délicat ou contre-productif de demander à votre client de lui verser un acompte de 30 % avant de lui avoir livré quoi que ce soit, surtout si vous le connaissez bien et qu’il vous paye régulièrement à échéance, il est par contre indispensable de l’exiger « pour les secteurs fortement impactés », comme le conseille Marie-Charlotte MICHAUD.

Car il faut bien comprendre une chose : si un client à risque refuse ou se montre incapable de vous verser un acompte de 30 %, il y a de fortes chances pour qu’il ne puisse jamais vous régler l’intégralité de votre commande. Alors, méfiez-vous !

Privilégiez les moyens de paiement rapides et sécurisés

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Dans le même ordre d’idée, Marie-Charlotte MICHAUD recommande de limiter les règlements par chèques et de favoriser les moyens de paiement directs, comme le prélèvement, le paiement par CB et le virement bancaire.

Si un grand nombre d’entreprises privilégie toujours le paiement par chèque, c’est principalement pour gagner du temps et des jours de trésorerie sur le dos de leurs fournisseurs.

Le temps qu’il soit mis sous pli, imprimé, posté et traité chez vous, vous avez déjà perdu 10 jours ! Sans parler du risque de rejet, qui peut intervenir 15 jours après son encaissement.

Osez proposer à votre client d’abandonner le chèque au profit du prélèvement, par exemple. Si vous lui présentez les avantages qu’il peut en tirer, il n’y a aucune raison pour qu’il refuse.

Éduquez vos clients !

Pour inciter un client à vous régler en temps et en heure, voire avant, comme nous l’explique Johanna PHILOGENE, il faut l’«éduquer» en appliquant des méthodes, comme le NUDGE, concept qui fait valoir que des suggestions indirectes peuvent, sans forcer, influencer les motivations, les incitations et la prise de décision des groupes et des individus, au moins de manière aussi efficace sinon plus efficacement que l’instruction directe, la législation ou l’exécution. (Définition Wikipédia).

En clair, suggérer plutôt que d’imposer !

Une approche partagée par Marie-Charlotte MICHAUD, qui recommande de « favoriser la médiation plutôt que les rapports de force [et de] rester en contact régulièrement avec les clients, [en privilégiant] le téléphone. »

Plus globalement, Johanna PHILOGENE préconise de « mettre en place des moratoires afin d’avoir une vision sur la trésorerie, mais également diminuer le risque d’impayés ».

Le recouvrement au cœur de votre stratégie

Ceci dit, il n’est pas toujours évident de consacrer du temps au risque client, au recouvrement préventif et à la relance de ses impayés. Parce que ce n’est pas votre métier ou parce que vous manquez de moyens humains.

C’est la raison pour laquelle Johanna PHILOGENE conseille « de recruter un ou plusieurs chargés de recouvrement, selon la taille de [votre] entreprise. »

Et si cette création de poste n’est pas à l’ordre du jour, « mobilisez le maximum d’opérationnels en interne afin de pratiquer la relance. »

Quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, sécuriser vos ventes en mettant en place une politique de recouvrement de créances n’est plus un luxe ou une option, mais une obligation.

Et pour ceux qui en doutaient encore, la crise du Coronavirus aura sonné comme un (douloureux) rappel à l’ordre.

Faites-vous aider par des experts !

conseils recouvrement impayes

Mais si vous n’avez pas ou peu d’expérience en la matière et n’avez qu’une mince idée de la façon dont vous allez vous y prendre pour appliquer les précieux conseils divulgués dans cet article, alors n’hésitez pas à faire appel à des experts du recouvrement.

Pour reprendre vos impayés en main, découvrez les formations en ligne que vous propose WeRecoov.com ou contactez des professionnels tels que Fatima SAHNOUNE, Marie-Charlotte MICHAUD et Johanna PHILOGENE.

Fatima SAHNOUNE Juris Sententia

Fatima SAHNOUNE
Gérante
Juris Sententia, spécialiste du recouvrement
Site web
Contacter via LinkedIn

Marie-Charlotte MICHAUD
Consultante en credit mangement et recouvrement
Idyllium, cabinet de conseil en credit management
Site web
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Johanna PHILOGENE
Chargée de recouvrement
Contacter via LinkedIn

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