Comment se former au recouvrement de créances ?

La meilleure façon de se former aux techniques du recouvrement, c’est de suivre les formations d’une personne qui en a fait son métier.

Mais avant de vous livrer les solutions clés en main, je me dois de vous donner toutes les informations dont vous aurez besoin avant de vous lancer corps et âme dans la chasse aux impayés.

Pourquoi apprendre le recouvrement ?

Avez-vous remarqué que l’écrasante majorité des entreprises possède un service comptable et un service paie ? Et quand la taille d’une société atteint un niveau supérieur, ce sont d’autres services classiques qui font leur apparition : marketing, gestion, SAV, RH…

Quoi de plus normal ? me diriez-vous.

En effet, quel business pourrait se passer d’un collaborateur dont la mission est de créer les factures clients et d’enregistrer les factures fournisseurs ?

Quelle entreprise pourrait faire l’impasse sur les bulletins de salaire ou le calcul de la marge ?

Aucune. Car il suffirait que l’un de ces rouages brille par son absence pour que la machine tombe en panne ou s’effondre.

Cette erreur que tout le monde commet

Et pourtant… Aujourd’hui encore, trop peu de sociétés et de chefs d’entreprise comprennent que le nerf de la guerre, c’est l’argent.

Remplir son carnet de commandes, satisfaire le client, émettre une facture et rémunérer un salarié constituent des points cruciaux, mais si les clients ne vous payent pas, alors tout ceci n’a plus aucun sens et c’est la pérennité même de votre activité qui est remise en cause.

J’ai trop souvent vu des organisations fonctionner selon le schéma suivant :

1. Je livre mon client ou effectue la prestation commandée.
2. Je facture le client.
3. J’attends…
4. Je n’ai toujours pas été payé et je ne sais pas quoi faire.
5. Je renonce à me faire payer et croise les doigts pour que la situation ne se reproduise plus.

Une attitude passive gravissime et dangereuse qui est la conséquence de ce constat :

Personne (ou presque) n’est formé aux techniques du recouvrement de créances !

Alors, du coup, quand un client ne vous paye pas, vous paniquez, faites n’importe quoi, improvisez, puis finissez par laisser tomber. Dans le meilleur des cas, vous faites appel à une société de recouvrement ou à un avocat. Mais tout cela a un coût, en temps et en argent.

Ce que vous gagnez en vous formant

Tandis que si vous êtes formé aux bases du recouvrement de créances, les événements prennent une autre tournure :

• Vous empêchez la création de l’impayé en appliquant une stratégie de recouvrement préventive.
• Et si malgré tout un client refuse de vous régler, vous mettez en place un scénario de recouvrement répressif efficace et bien rôdé.

Apprendre le recouvrement de créances n’est plus une option ou une fantaisie à notre époque.

Et pour cause, les entreprises françaises font face à un tsunami d’impayés sans précédent : 56 milliards d’euros ne sont pas recouvrés !

Conséquence : un quart des liquidations judiciaires sont imputables à ce phénomène.

J’imagine que ce n’est pas votre projet ?

Quel est l’objectif d’une formation au recouvrement des impayés ?

La première question à vous poser est la suivante :

Qui, dans mon entreprise, doit être formé au recouvrement de créances ?

Le gérant, la secrétaire, le comptable, le commercial, le directeur administratif, le technicien, la femme de ménage ?

Eh bien, laissez-moi vous dire une chose :

S’il est judicieux et impératif de confier le recouvrement de vos créances à un collaborateur bien particulier, c’est l’ensemble des membres de l’entreprise qui doivent être formés, du moins, sensibiliser, aux impayés.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que vos résultats en matière de recouvrement demeureront limités si en dehors du collaborateur en charge des impayés, personne ne se sent concerné par le sujet.

S’il y a un adage à bien enregistrer, c’est celui-ci :

Les factures impayées, c’est l’affaire de tous !

Car pour être efficace dans sa lutte contre les impayés, la personne en charge de cette mission doit bénéficier du soutien et de la réactivité de TOUS ses collègues.

Prenons quelques exemples pour illustrer ces propos :

Imaginons que votre secrétaire soit la championne du recouvrement de créances.

Mais si, dans le même temps, votre commercial n’est pas discipliné et sensibilisé au sujet et qu’il oublie ou tarde à faire signer les devis à ses clients, votre secrétaire ne pourra pas faire grand-chose.

En effet, il est quasiment impossible de contraindre un mauvais payeur à régler une prestation dont il n’a jamais signé le devis ou le bon de livraison.

Autre cas : votre secrétaire a pour objectif de faire baisser le délai d’encaissement de vos factures.

C’est très bien, mais si votre comptable ne facture vos prestations que deux mois après qu’elles ont été réalisées, alors la pauvre secrétaire n’atteindra jamais ses objectifs, même si elle se bat comme une lionne.

Sensibiliser vos troupes au recouvrement de créances

Dernière illustration, et Dieu sait qu’il en existe des dizaines :

Votre secrétaire (ou votre comptable) est en charge de recouvrer vos impayés. Le souci, c’est que les commerciaux, les techniciens et/ou les chargés d’affaires se contrefoutent des impayés, et qu’à chaque fois que votre secrétaire leur envoi un e-mail parce qu’elle a besoin d’un document ou d’une information, ces derniers ne lui répondent jamais ou tardent à le faire.

Deux cas de figure :

1. Le patron ou le directeur financier est sensibilisé au problème des impayés. Dans ce cas-là, il mettra un coup de pression à ses « subalternes » pour qu’ils prennent la (ou le) secrétaire au sérieux et l’épaulent dans sa mission de recouvrement. Efficacité garantie sur le moyen et le long terme.
2. Le patron ou le directeur financier n’est pas formé à la problématique des impayés. Dès lors, quand la secrétaire fera valoir qu’elle n’arrive à rien dans sa mission de recouvrer les impayés, faute de soutien et de réactivité de ses collègues, le patron ne prendra pas ses considérations au sérieux et ne tapera pas du poing sur la table pour mettre les pendules à l’heure. Résultat : vous brassez du vent et les impayés continuent à pulluler.

Vous l’avez compris, l’objectif numéro 1 est de former (sensibiliser) l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Du moins, ceux qui ont un rôle à jouer dans la création ou le recouvrement de l’impayé. (C’est-à-dire tout le monde, à l’exception peut-être du RH ou de la femme de ménage).

Vous avez embauché un chargé de recouvrement ?

Si vous comptez dans vos équipes un chargé de recouvrement, en clair un collaborateur dont l’unique mission est de recouvrer vos impayés clients, c’est le même principe.

Il faudra aussi le former aux techniques du recouvrement de créances, non pas pour lui apprendre les basiques, mais pour le faire progresser et améliorer son efficacité.

Dans la plupart des cas, les chargés de recouvrement n’ont aucun bagage ou formation dans le domaine. Ils possèdent un BTS en vente, une licence en commerce international ou un DEUG en économie et atterrissent dans le recouvrement un peu par hasard.

Un chargé de recouvrement, à de rares exceptions près, a donc appris son métier sur le tas à force d’années d’expériences professionnelles.

Il est donc primordial de le faire bénéficier de formations en recouvrement de créances, surtout s’il est jeune et sort de l’école. Car contrairement à la majorité des métiers où ce sont les anciens qui forment les nouveaux arrivants, le chargé de recouvrement, lui, ne sera formé par personne.

Pourquoi ? Tout simplement parce que ses collègues, qu’ils soient comptables, secrétaires, commerciaux ou assistant de direction, n’ont aucune idée, ou très vague, de ce en quoi consiste le recouvrement de créances.

Formation au recouvrement : les bénéfices

Si l’on résume, former vos collaborateurs et vous-même au recouvrement des impayés revêt 2 fonctions :

• Sensibiliser l’entreprise à la problématique.
• Professionnaliser un élément afin qu’il devienne le référent en termes d’impayés clients.

Et de ces deux fonctions découlent plusieurs objectifs concrets :

• Faire baisser le délai d’encaissement de vos factures.
• Maîtriser les procédures de recouvrement et ainsi gérer la problématique en interne plutôt que de vous ruiner en prestations externes.
• Faire comprendre aux mauvais payeurs qu’on ne vous arnaque pas si facilement.

Avec pour objectif ultime :

• Augmenter votre trésorerie !

Et tout ce qui s’en suit :

• Confiance des partenaires, des banques et des fournisseurs.
• Développement en termes de parts de marché.
• Embauche de nouveaux collaborateurs et motivation des troupes.

Méthodes préventives et procédures de recouvrement

Se former au recouvrement et en maîtriser les contours sont indispensables à toute organisation/société désireuse de prendre sa destinée en main.

Par destinée, j’entends avoir un contrôle sur ses flux financiers et sa trésorerie.

Car tout dirigeant d’entreprise ou directeur financier n’ayant aucune emprise sur les entrées et sorties de cash condamne son business à mourir (ou à survivre selon le bon vouloir de ses clients).

Mais avant de suivre une formation en recouvrement de créances, vous devez d’abord savoir que cette discipline se divise en deux catégories :

La première : le recouvrement curatif ou répressif.

La seconde : le recouvrement préventif.

Le recouvrement curatif ou répressif

Comme son nom l’indique, le recouvrement répressif intervient une fois que le mal est fait, soit, dans notre environnement, une fois que l’impayé est constaté.

À quel moment une facture doit-elle être considérée comme impayée ?

C’est très simple : dès lors que la date d’échéance de votre facture est dépassée et que votre client ne vous a toujours pas payé, alors nous pouvons parler d’impayé.

Le recouvrement répressif (que l’on peut aussi appeler contentieux) va consister à mettre en œuvre tous les moyens légaux à votre disposition pour recouvrer votre créance.

Cela va consister à passer des coups de fil à votre client, à lui envoyer des e-mails de relance, des courriers, une mise en demeure, lui bloquer ses commandes, suspendre un chantier, lui imposer un échéancier de paiement, lancer une injonction de payer à son encontre, l’assigner en justice…

Le recouvrement de créances curatif est un mélange de menaces et de négociations.

Son objectif : ramener votre client à la raison, lui faire peur, le faire condamner par la justice ou trouver un arrangement à l’amiable (comme un paiement échelonné de sa dette).

Une stratégie répressive de recouvrement doit impérativement être mise en place dans votre organisation si vos impayés s’accumulent. Sans quoi, vos clients prendront de plus en plus de libertés, ne vous respecteront pas et feront courir la rumeur que l’on peut vous arnaquer sans crainte de représailles.

Autant dire que vous ne ferez pas long feu…

Poser les bases d’une bonne stratégie

Mais avant de mettre en application les différentes techniques du recouvrement curatif, vous devez d’abord poser les bases d’une bonne stratégie de recouvrement de créances.

Pour cela, vous devez définir 4 points essentiels :

• Quel(s) support(s) dois-je utiliser pour mes relances et le suivi de mes impayés ?

• Qui sont mes clients ? (Leur structure organisationnelle, leur politique de paiement…). Car on ne relance pas un hypermarché de la même façon qu’un artisan ou un particulier.

• Comment vais-je relancer mes clients en retard de paiement ? (Scénarios de relance, deadlines, agenda, relance téléphonique…)

• Qui sera en charge de cette mission ? (Répartition des rôles, recrutement, stagiaire…)

Tant que vous n’aurez pas clairement répondu à ces 4 questions, vos actions de recouvrement n’auront qu’un impact limité sur votre trésorerie. En d’autres termes, vous allez tourner en rond, perdre votre temps et votre sang-froid.

C’est la raison pour laquelle j’ai créé la formation en ligne Le Recouvrement de Créances pour les Nuls.

Inspirée du terrain et de mes 12 ans d’expérience en tant que chargé de recouvrement dans un grand groupe industriel, cette formation s’adresse aux entreprises novices en matière de recouvrement de créances.

Vous y apprendrez les bases fondamentales indispensables à poser avant d’entreprendre une politique sérieuse et efficace de lutte contre les impayés.

Pour en savoir plus, c’est par ici.

Le recouvrement de créances préventif

Une fois que vous aurez acquis les bases du recouvrement de créances et commencé à mettre en place une stratégie répressive, une question va naturellement se poser :

Pourquoi mes clients ne me payent pas ?

Une question légitime dont les réponses vous permettront de passer à l’étape supérieure : anticiper les impayés. En clair, empêcher (au maximum) leur création.

Il y a un tas de raisons qui poussent vos client à ne pas vous régler vos factures. Au fil de ma carrière, j’en ai dénombré 7 majeures.

Pour vous faire gagner du temps, je vous les ai rassemblées dans un PDF gratuit que vous pouvez télécharger ici.

Mais revenons à nos moutons…

Si le répressif est indispensable en termes de recouvrement de créances, le préventif l’est encore plus.

Une stratégie préventive, comme son nom l’indique, se joue avant la création de l’impayé.

Car ne nous voilons pas la face : si certains clients sont des mauvais payeurs ou des arnaqueurs, la majorité de nos impayés sont les conséquences de NOS ERREURS.

Prenons un exemple :

Un client vous passe une commande. En retour, vous lui transmettez un devis. Mais votre client tarde à vous le retourner signé. En attendant, vous effectuez la prestation et le facturez.

Mais voilà qu’il refuse de vous payer, arguant un prétexte fallacieux.

Vous êtes en colère et menacez de le poursuivre en justice.

Sauf que vous ne possédez aucun document contractuel signé de sa part prouvant qu’il vous a bien passé cette commande.

Résultat : vous ne pouvez rien faire et s’il décide de ne jamais vous payer, vous l’avez dans le baba !

Dans cet exemple, votre client est un escroc. Mais le vrai fautif, c’est vous !

Vous avez créé l’impayé

En honorant la prestation tandis qu’il ne vous a pas encore signé le devis, vous avez commis une erreur majeure. Vous avez créé les conditions de l’impayé.

Des exemples comme ça, j’en ai vu passer des centaines, comme ce commercial qui a livré pour 20 000 euros de marchandises à une société placée… en redressement judiciaire ou encore cet auto-entrepreneur qui a réalisé une prestation pour une société nouvellement créée qui n’avait pas 1 euro sur son compte en banque !

Le recouvrement préventif, c’est anticiper, se renseigner, être carré, enquêter, etc.

Si vous foncez la tête baissée sans avoir défini un cadre et sans respecter les bonnes pratiques, vous ne pourrez vous en prendre qu’à vous-même quand un client refusera ou ne sera pas en capacité de vous payer vos factures.

Se former au recouvrement préventif n’est pas une option, mais une obligation

A moins que vous n’aimiez travailler pour la gloire ?  

Il existe 11 points sur lesquels vous devez vous focaliser afin de mettre en place une stratégie préventive pérenne et efficace.

11 points à appliquer au sein de votre organisation qui vous permettront de limiter (voire d’éliminer) les conditions qui créent l’impayé.

Une fois que vous les aurez intégrés à votre stratégie de recouvrement de créances, vos clients auront le plus grand mal à vous arnaquer. Finies les mauvaises surprises !

Ces 11 points fondamentaux, je vous les ai regroupés au sein de ma formation en ligne :

Combattre les Impayés à la Source

Mon objectif : vous apprendre en quelques heures ce que vous auriez mis des années à assimiler.

Pourquoi se former en ligne au recouvrement de créances ?

Quand on pense formation au recouvrement (ou formation tout court), on pense aux formations classiques, celles promulguées par de gros organismes spécialisés.

En général, ces formations se déroulent dans les grandes villes, comme Paris.

Le coût exorbitant des formations classiques

Le problème avec ces formations, et vous en conviendrez si comme moi vous en avez déjà suivi, c’est qu’elles coûtent très cher.

En moyenne, une formation classique vous est facturée entre 2 000 et 4 000 euros par participant. Sans compter les frais de transport et d’hôtel qui peuvent rapidement grimper si vous devez prendre le TGV et vous loger dans le centre de la capitale.

Les avantages de la formation à distance

À contrario, si vous optez pour une formation en ligne (ou formation à distance), comme celles que je propose, les frais sont divisés par 15 ou 20 :

• Mes formations coûtent moins de 200 euros.
• Vous vous formez depuis votre bureau, au volant de votre voiture ou à la maison, ce qui élimine les frais de déplacement et d’hébergement.
• Mes formations étant accessibles en ligne, vous pouvez y faire participer autant de collaborateurs que vous le souhaitez : le coût est fixe. Ce qui n’est pas le cas pour les formations plus classiques.
• Vous ou vos collaborateurs peuvent suivre la formation sans avoir à s’absenter 3 jours, ce qui est toujours délicat à assumer pour une entreprise, surtout si elle est de taille modeste.

Cet énergumène qui monopolise la formation

Vous l’avez forcément déjà vécu, que ce soit lors d’une formation ou durant une réunion.

Je fais référence à cette personne qui monopolise la discussion. Cet homme ou cette femme qui pose une question toutes les 30 secondes, qui coupe sans arrêt la parole au formateur et le contredis régulièrement en évoquant des cas improbables que lui, a vécu.

Au final, vous passez votre temps à le subir et la moitié de la formation n’aura été consacrée qu’à sa petite personne.

Un vrai cauchemar auquel il est difficile d’échapper… À moins que vous n’ayez opté pour une formation au recouvrement de créances en ligne !

La règle des 10 %

Des études ont démontré que l’on ne retient que 10 % de ce que l’on a appris lors d’une session de formation. C’est faible, vous en conviendrez.

Du coup, quand on revient au bureau et que notre chef ou nos collègues nous demandent de nous parler de ce que l’on a appris en formation, on se sent un peu bête.

Quant à appliquer au sein de notre organisation ce que l’on vient d’apprendre, c’est encore pire tant notre mémoire nous joue des tours.

C’est la raison pour laquelle vous former en ligne au recouvrement de créances vous évitera toutes ces déconvenues :

• Vous pouvez vous repasser le contenu de la formation autant de fois que vous le désirez.
• Vous progressez à votre rythme : il suffit d’appuyer sur « pause », chose impossible quand on est face à un formateur en chair et en os.
• Et si vous avez une question ou besoin d’approfondir un thème, vous pouvez m’envoyer un e-mail. Je me ferai un plaisir de vous aider.

Pas de blablas inutiles, pas de pollueurs, pas de coûts exorbitants, pas de déplacements :

Tels sont les avantages indéniables de la formation en ligne.

Pour en finir avec les impayés, c’est maintenant que ça se passe :

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