Publié par Peut-être vous êtes-vous déjà posés la question :
Devrais-je acquérir une solution de recouvrement de créances clients pour optimiser la gestion de mes factures impayées ?
Difficile d’y répondre sans avoir pesé le pour et le contre.
Ce n’est pas une décision que l’on prend sur un coup de tête, comme celle d’acheter une nouvelle machine à café.
Si vous êtes dans cette situation de doute et afin de vous aider à trancher sur l’utilité ou non d’investir dans un tel logiciel, je vous propose de passer en revue une liste non exhaustive des avantages et des inconvénients.
Avantage n°1 de posséder un outil de gestion du recouvrement
Votre suivi des impayés sera beaucoup plus efficace.
En effet, l’un des points forts de ces logiciels est qu’ils vous mâchent en partie le boulot :
Par exemple, il vous enverra une alerte pour vous signaler qu’il est temps de relancer telle facture. Chose que vous pourriez oublier sans ce rappel providentiel.
Autre cas :
Il vous prépare les courriers de relance et vous prévient de la date optimale d’envoi. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « imprimer » et de poster votre relance (ou de faire sous-traiter cette tâche si vous avez beaucoup d’impayés).
Toutefois, il faut bien garder en tête ce précepte :
Même équipé du meilleur logiciel au monde, vos relances seront inefficaces si vous n’êtes pas organisé et n’avez pas défini une stratégie de recouvrement de créances globale au sein de votre entreprise.
(C’est le sujet traité dans la formation vidéo Le Recouvrement de Créances pour les Nuls.)
Avantage n°2 : Les mises à jour sont automatiques et instantanées
Prenons un exemple que j’ai rencontré un nombre incalculable de fois dans les entreprises :
Sarah est comptable dans la société X. Elle téléphone à un client en retard de paiement. Ce dernier lui promet de lui faire un virement dès lundi.
La société X n’a pas de logiciel de recouvrement. Sarah se contente donc de noter l’information sur un Post-it.
Le lendemain matin, Stéphane, commercial pour la société X, découvre que ce même client ne l’a toujours pas payé. Il décide donc de lui envoyer un e-mail pour le rappeler à ses obligations.
Et là, c’est le drame : le client s’énerve et menace de ne plus travailler avec X :
« Vous m’avez déjà appelé hier à ce sujet ! Vous allez arrêter de me harceler ! »
Si la société X avait eu un logiciel de gestion des impayés, voici ce qu’il se serait passé :
Sarah aurait noté dans le logiciel (qui permet d’insérer des commentaires dédiés à chaque facture) :
« Le client nous fait un virement lundi. Il me l’a confirmé ce jour par téléphone. »
Avant de faire quoi que ce soit, Stéphane aurait ouvert le logiciel pour vérifier où en est le dossier.
Il aurait vu que Sarah s’en était déjà occupée et n’aurait pas commis cette grosse boulette.
Avantage n°3 : Le reporting
Vous avez accès à des statistiques (plus ou moins) poussées selon le logiciel.
Ainsi, cela vous permet de voir ce qu’il ne va pas dans votre stratégie, quels sont vos points faibles.
Autre cas : vous pouvez détecter quelle est la catégorie de client qui vous pose le plus de problèmes en termes d’impayés.
Par exemple : les charcutiers payent toujours en temps et en heure, tandis que les plombiers sont systématiquement en retard de paiement.
Et à partir de cette info, vous focalisez votre énergie sur les plombiers.
Il est bon de le rappeler
Un logiciel de recouvrement doit être considéré comme un support, et non comme un faiseur de miracle.
Si vous ne savez pas où vous allez ou n’avez aucune idée de la stratégie à adopter, il ne vous servira pas à grand-chose.
(D’autant plus que la majorité de ces logiciels doivent être programmés par vos soins. Et si vous ne leur donnez pas les bonnes consignes, le résultat sera mitigé, parfois négatif).
Pour découvrir et apprendre comment instaurer une stratégie de recouvrement des impayés efficace et durable au sein de votre organisation et faire baisser vos impayés, appuyez-vous sur la formation vidéo phare : Le Recouvrement de Créances pour les Nuls.
Pour commander, c’est très simple :
- Cliquez ici et découvrez le contenu intégral de la formation.
- Cliquez sur « Commander la formation ».
- Accédez dans la minute qui suit à votre espace formation.
Attention aux logiciels de recouvrement !
Nous avons passé en revue certains des avantages qu’il y a à posséder un logiciel de recouvrement de créances au sein de votre entreprise.
Vous l’avez deviné, maintenant, nous allons voir les inconvénients (du moins les principaux).
Inconvénient n° 1 : Un logiciel de recouvrement n’est pas gratuit !
Rien n’est gratuit, je ne vous l’apprends pas.
Concernant les logiciels de recouvrement, l’éventail de prix est très large.
Mais si vous optez pour l’une des Rolls Royce du marché, tel que Sidetrade, par exemple, accrochez-vous bien.
Entre les options facturées à l’unité, l’abonnement annuel et j’en passe, l’addition peut vite grimper.
Voilà pourquoi vous devez vous poser ces deux questions avant d’acquérir un logiciel de recouvrement :
👉 Avons-nous suffisamment de factures en retard de paiement pour rentabiliser l’achat du logiciel ?
👉 Avons-nous au préalable défini une stratégie de recouvrement efficace ?
Comme je vous le disais précédemment, un logiciel ne fait pas tout.
Si vous n’êtes pas en mesure de l’optimiser et de le programmer (ou le faire programmer) de façon efficiente, vous risquez d’être déçus. Pire, d’être déficitaire.
C’est comme de mettre une Ferrari entre les mains d’une personne qui n’a jamais conduit. Attention les dégâts !
C’est la raison pour laquelle je ne peux que vous conseiller de suivre la formation vidéo WeRecoov’ Le Recouvrement de Créances pour les Nuls.
Le sujet des logiciels y est abordé et je vous donne même quelques pistes pour vous en passer, si vous n’avez pas le budget suffisant pour en acheter/louer un.
Inconvénient n° 2 : La formation de vos collaborateurs.
Comme tout logiciel, il faut apprendre à s’en servir. Une étape parfois longue et compliquée selon les cas.
Si vous travaillez seul ou en petite équipe, cela ne devrait pas poser trop de problèmes.
Mais si vous travaillez dans une plus grosse entreprise, c’est une autre paire de manches.
Dans la société au sein de laquelle j’ai travaillé durant 12 ans en tant que chargé de recouvrement, nous avions un jour décidé d’acquérir un logiciel de recouvrement.
La boîte comptait plus de 1 300 salariés et comme beaucoup d’entre eux étaient amenés à effectuer à l’occasion de petites actions de recouvrement, nous avons jugé indispensable d’en former 500 à ce nouveau logiciel.
Résultat :
Certains se sont sentis impliqués, d’autres pas du tout.
Certains ont compris le fonctionnement du logiciel au bout de 2 heures, d’autres ne l’avaient toujours pas intégré 5 ans après sa mise en place.
Certains s’en servaient, d’autres n’en avaient rien à faire.
Bref, l’arrivée d’un nouveau logiciel n’est jamais chose facile dans une entreprise.
Inconvénient n° 3 : Rien ne remplace un humain !
Un logiciel reste un logiciel, aussi performant ou intelligent soit-il.
Cela implique deux choses :
👉 Il peut commettre des erreurs comme envoyer un e-mail de relance à un client qui vous a déjà promis un paiement.
En réalité, ce sont des erreurs humaines dues à un oubli ou à un mauvais paramétrage du logiciel.
👉 C’est une machine. Et une machine, du moins pour l’instant, ne fait pas preuve d’empathie, pas plus qu’elle ne sait négocier ou écouter un client.
Par conséquent, que vous ayez un logiciel ou non, vous ne pourrez jamais tout miser sur lui.
Rien ne remplace le contact et le dialogue avec un client en retard de paiement.
L’humain avant la machine
Conclusion de ce mini dossier consacré aux logiciels de recouvrement :
Un logiciel a pour but de vous délester de certaines tâches, de vous faire gagner du temps et de vous aider à structurer votre stratégie de recouvrement.
Mais encore faut-il que vous ayez une !
Si ce n’est pas encore le cas et que vous êtes bien décidés à reprendre les choses en main et à faire baisser vos impayés, je vous rappelle que la formation Le Recouvrement de Créances pour les Nuls vous guidera pas à pas dans l’instauration d’une stratégie efficace et complète.
Pour en savoir plus, cliquez ici !
