Recouvrement de créances : définition, procédures et conseils

Qu’est-ce que le recouvrement de créances ?

Le recouvrement de créances regroupe l’ensemble des actions et procédures qu’un créancier peut mettre en œuvre pour récupérer une somme d’argent que lui doit l’un de ses clients, appelé le débiteur.

On appelle aussi cela la relance clients ou relance des impayés.

Relancer un client qui ne vous a pas payé doit se faire de manière progressive, par paliers :

Vous devez commencer par la relance amiable, puis, si rien ne se passe et que votre débiteur ne s’exécute pas, vous passez alors à la phase contentieuse, avant d’enchaîner et de conclure par la voie judiciaire.  

La procédure s’arrête dès lors que votre client vous a réglé la ou les factures qu’il vous doit (agrémentée, selon les cas et votre politique interne, des intérêts de retard et de divers autres frais de recouvrement).

Si l’on devait caricaturer le déroulement d’une action en recouvrement en 3 étapes, voici ce que l’on dirait :

• Phase 1 : je pars du principe que mon client a oublié de me payer et je l’informe gentiment qu’il est temps de passer à la caisse.

• Phase 2 : mon client n’a toujours pas réagi et ignore mes rappels à l’ordre : je hausse le ton et le menace explicitement.

• Phase 3 : malgré mes avertissements, mon débiteur ne s’est toujours pas décidé à me régler mes factures : cette fois-ci, plus de cadeaux, j’embraye sur une procédure judiciaire avec huissier de justice.

Une facture impayée, c’est quoi ?

A partir du moment où vous avez édité votre facture, elle est due par votre client.

Si vos conditions de paiement sont de 30 jours date de facture et que vous l’avez éditée le 1^er septembre, cela signifie que votre client doit vous la régler au plus tard le 1^er octobre.

Si passée cette date il ne vous a toujours pas réglé, alors, votre facture est considérée comme impayée, car elle est échue.

Recouvrement de vos factures : les 3 étapes à respecter

Comme nous venons de le voir, le recouvrement de créances se divise en 3 étapes majeures :

• Avertir (amiable)
• Menacer (contentieux)
• Poursuivre (judiciaire)

Chacune de ces phases possède ses codes, ses particularités et ses supports.

Le recouvrement amiable : définition et procédure – étape n°1

Le recouvrement amiable consiste à informer votre client qu’il ne vous a pas réglé votre ou vos factures. Selon vos moyens en temps et en ressources humaines, vous allez donc le contacter de différentes manières et à plusieurs reprises pour lui faire une petite piqûre de rappel.

Si votre client est honnête, solvable et qu’il n’y a aucun litige technique ou administratif, il y a de fortes chances pour que votre première relance par courrier, e-mail ou téléphone, conduise au paiement de votre facture.

Par contre, si votre client refuse toujours de vous payer, vous fait tourner en bourrique ou fait le mort, c’est qu’il détient un motif pour ne pas vous payer. Cela peut-être dû au fait qu’il n’a pas reçu votre facture, qu’il a des problèmes de trésorerie ou que sa comptable est en congé.

Durant ma carrière de chargé de recouvrement (NDLR : 12 ans), j’ai répertorié Les 7 Principales Causes d’Impayés.

Pour vous faire gagner du temps et de l’argent, je vous les ai listées dans un PDF détaillé et illustré d’exemples. Pensez à le télécharger si vous voulez apprendre à réagir vite face aux impayés. Bien entendu, c’est gratuit :

Télécharger votre PDF ! 

Les courriers de relance

Il existe différentes façons de relancer une facture impayée durant la phase amiable. La première, la plus classique, est le courrier. (Et oui, les bonnes vieilles lettres, ça existe encore !)

Je vous conseillerai d’envoyer deux courriers de relance simple (j’entends par simple, sans accusé de réception ou de suivi), pas plus.

Quand envoyer une lettre de relance ?

Là, c’est à vous de voir : il n’y a pas de règles ou d’obligations légales. Par expérience, je vous invite à envoyer votre première relance écrite le plus rapidement possible, une fois l’échéance de la facture atteinte. Dans tous les cas, n’attendez pas plus de 5 jours ouvrés.

Si votre client n’a toujours pas réagi, envoyez-lui un second courrier, en lui rappelant que ce n’est pas la première fois que vous le relancez. Cette seconde lettre doit être envoyée entre 7 et 15 jours après l’envoi de la première, restée lettre morte.

Vous ne savez pas à quoi ressemble une lettre-type de relance impayé ?

Pas de souci ! Je vous en ai préparé deux.

Ces modèles de courriers sont 100 % gratuits et téléchargeables au format Word pour vous simplifier la vie. Utilisez-les autant que vous le souhaitez, partagez-les, modifiez-les, bref, faites-en ce que vous voulez !

Courrier de relance n° 1 (Télécharger votre courrier)

Le type de courrier qu’il ne faut surtout pas tarder à envoyer aux retardataires. Ce premier écrit informatif est indispensable et doit être systématique si votre objectif est de faire baisser le nombre de vos impayés.

Courrier de relance n° 2 (Télécharger votre courrier)

Si votre client n’a toujours pas réagi, un second courrier de relance s’impose.

La relance téléphonique

La relance téléphonique, idéalement, doit être faite en complément de vos relances par courrier.

Pourquoi faire une relance par téléphone ?

Dans une procédure de recouvrement de créances, l’envoi de courriers est une technique à la fois efficace et obligatoire (car vous devez prouver que vous avez bien relancé votre débiteur en cas de complications judiciaires).

Mais parfois, l’envoi de courriers reste infructueux, et les raisons peuvent être multiples :

• Votre courrier a terminé à la poubelle ou n’a pas atterri dans le bon service.

• Votre client s’est vexé de recevoir une relance et attend que vous lui téléphoniez pour clarifier la situation (et vous payer).

• Votre client a pris connaissance de votre relance, mais a oublié de la traiter.

Du coup, n’hésitez pas à prendre votre téléphone et à relancer votre client ou sa/son comptable de vive voix, tout en restant courtois, si besoin est de le rappeler.

Parfois, un petit coup de fil peut débloquer une situation et éviter les malentendus qui conduisent votre client à ne pas vous payer votre facture.

Bien entendu, vous pouvez aussi relancer vos clients par e-mails.

Pour aller plus loin : Le Recouvrement de Créances pour les Nuls – Comment instaurer une stratégie de recouvrement efficace et pérenne au sein de votre organisation en 4 étapes simples.

La phase contentieuse du recouvrement – étape n°2

Une procédure contentieuse doit être mise en route si ces deux conditions sont réunies :

• Votre client ne vous a toujours pas payé malgré vos différentes relances amiables.
• Votre client n’a aucun motif valable, comme l’existence d’un litige, pour ne pas vous régler votre facture.

Qu’est-ce qu’une procédure contentieuse ?

Dans le cadre d’une procédure de recouvrement de créances, le contentieux (et/ou précontentieux, selon la politique appliquée par l’entreprise concernée) est l’étape qui suit la phase de recouvrement amiable.

Finis la rigolade et les bisous, on passe aux choses sérieuses : les menaces !

Maintenant, il n’y a plus de doutes : votre client est de mauvaise foi et si vous n’employez pas la manière forte, il ne s’acquittera jamais de ses dettes.

La procédure contentieuse (contentieux signifiant qu’il y a un litige ou un diffèrent) peut s’articuler autour de deux étapes, que vous pouvez combiner ou appliquer séparément :

• L’envoi d’une mise en demeure de payer
• Le transfert du dossier client à une société de recouvrement

La mise en demeure

C’est quoi une mise en demeure de payer ?

La mise en demeure est le courrier de relance le plus important. Il doit être envoyé avec accusé de réception 30 ou 45 jours maximum après que la date d’échéance de votre facture soit dépassée (même si une nouvelle fois, il n’y a pas règle à ce niveau).

Mais dans tous les cas, n’oubliez pas qu’une facture a un délai de prescription et que le temps passe vite. Alors, n’attendez pas pour passer à l’action.

L’objectif de la mise en demeure est double :

• Informer votre client que c’est sa dernière chance de vous payer (et que s’il ne s’acquitte pas de sa dette dans les 15 jours, vous allez transférer son dossier à une société de recouvrement ou lancer une injonction de payer à son encontre).

• Détenir la preuve que vous avez bien relancé votre client grâce à l’accusé de réception (si votre client persiste dans sa bêtise et qu’il ne va pas chercher son courrier en recommandé à La Poste, pas de panique, je vous explique tout dans cet article.

Comment rédiger une lettre de mise en demeure ?

Vous n’avez jamais envoyé de mise en demeure à vos clients et ne savez pas trop à quoi cela doit ressembler ?

Une fois de plus, j’arrive à la rescousse : je vous ai rédigé une lettre-type que vous pourrez utiliser à bon escient :

Les Sociétés de recouvrement

SI 15 jours après l’envoi de votre courrier de mise en demeure votre client ne s’est toujours pas manifesté, vous avez la possibilité de transférer votre facture impayée à une société de recouvrement.

Une société de recouvrement, c’est quoi ?

Il s’agit d’un prestataire qui, en contrepartie d’une rémunération proportionnelle au montant de l’impayé qu’il recouvrera, prendra en charge, à votre place, la procédure de recouvrement de créances.

Une société de recouvrement peut faire de la relance amiable, du contentieux et des procédures judiciaires. En général, ce sont eux qui gèrent l’ordre des priorités, en fonction de la réactivité de votre client, mais si vous le pouvez, n’hésitez pas leur donner des consignes, comme par exemple :

« J’ai déjà envoyé 3 courriers de relance, 2 e-mails et une mise en demeure à ce débiteur. Merci de l’informer que je vous ai confié le recouvrement de sa facture et de lancer rapidement une injonction de payer sans vous attarder sur l’amiable ».

Si vous n’avez jamais confié de dossiers d’impayés à une société de recouvrement et que vous vous demandez laquelle choisir et si cela s’avère judicieux, je vous invite à lire ces 2 articles qui répondront à toutes vos questions :

Sociétés de recouvrement : faut-il leur confier vos factures impayées ?

Sociétés de recouvrement : comment choisir la bonne ?

Le recouvrement de créances par voie judiciaire – étape n°3

Si vous avez déjà confié votre impayé à une société de recouvrement, vous n’avez plus à vous soucier de votre dossier. C’est elle qui le gère. C’est son boulot et elle est payée pour ça. Et comme je vous le disais plus haut, si la société de recouvrement n’arrive pas à se faire payer, elle fera elle-même les démarches pour lancer une procédure judiciaire (et vous demandera peut-être votre accord au préalable, en fonction des termes du contrat qui vous unit).

Mais si c’est toujours vous qui vous occupez du recouvrement de votre créance et que votre mise en demeure n’a pas permis de débloquer la situation, alors, vous allez devoir lancer une injonction de payer, la procédure judiciaire la plus rapide, la moins coûteuse et la plus simple.

Attention tout de même : si un litige vous oppose à votre débiteur, ne tentez surtout pas l’injonction de payer, ou la situation risque de rapidement déraper en votre défaveur. Confiez plutôt le boulot à un juriste ou à un avocat.

L’option injonction de payer

Qu’est-ce qu’une procédure d’injonction de payer ?

C’est une procédure permettant à un créancier (vous) d’obtenir d’un juge un titre exécutoire qui lui permettra de recouvrer sa créance.

En français, cela signifie qu’un juge va donner les pleins pouvoirs à un huissier de justice pour récupérer votre fric.

Voilà pourquoi, les gens appellent parfois cette procédure : la procédure de recouvrement par huissier.

Injonction de payer : les 5 étapes de la procédure

• Dépôt de la demande en injonction de payer

La première étape consiste à remplir le formulaire de demande en injonction de payer, que vous trouverez en téléchargement gratuit sur la plupart des sites internet des différents tribunaux.

Vous remplissez correctement le document, y joignez les justificatifs de votre créance ainsi qu’un chèque d’approximativement 38 euros (le tarif évolue) et envoyez le tout au greffe du tribunal compètent.

• Validation de votre demande d’injonction par le juge

15 jours à 3 mois plus tard, vous recevez une réponse du juge : soit il valide votre demande d’injonction et vous continuez la procédure, soit il la rejette. Afin d’éviter que cela ne vous arrive, vous pouvez lire en complément mon article qui traite du sujet : Injonction de payer : 5 erreurs qui coûtent cher

• Signification de l’injonction de payer par voie d’huissier

Si le juge répond favorablement à votre demande, il vous retourne votre document sur lequel il a apposé son « sceau». A vous de recruter un huissier de justice et de lui transmettre l’original de ce document. Ce dernier se chargera alors d’aller signifier votre injonction de payer à votre débiteur.

• Transmission de la signification au tribunal et attente de la formule exécutoire

Quand l’huissier a fait le job, il vous retourne un document appelé signification. A nouveau, adressez ce document au tribunal qui vous retournera à son tour ce que l’on appelle la formule exécutoire.

• Exécution par voie d’huissier de la décision du juge

Dernière étape (enfin !) : envoyez l’original de la formule exécutoire à votre huissier. Ce dernier fera tout ce qui est en son pouvoir pour faire appliquer la décision du juge et faire cracher le fric à votre client (comme une saisie, par exemple).

Votre client conteste le recouvrement de la créance ?

Nous en avons déjà parlé plus haut : si votre client conteste votre facture pour un motif légitime (litige avéré, grave problème de trésorerie…), ne tentez pas le diable avec une procédure judiciaire.

S’il y a un litige et que vous en êtes en partie responsable, le juge risque de vous débouter et de vous condamner à dédommager votre client pour procédure abusive.

Si votre client est honnête, mais qu’il n’a plus un rond, essayez plutôt de lui proposer un échéancier de paiement, au lieu de le poursuivre en justice et de le pousser à la liquidation judiciaire (vous serez tous les deux perdants).

Si vous en avez besoin, n’hésitez pas à télécharger mes 2 modèles d’échéancier à transmettre à votre client :

Lettre-type d’échéancier avec frais

Lettre-type d’échéancier sans frais

Quand lancer une procédure de recouvrement de créances ?

Nous en avons déjà parlé : une procédure de recouvrement doit se lancer le plus tôt possible.

Retenez bien cet adage :

« Il n’est jamais trop tôt pour relancer un impayé, mais il est souvent trop tard. »

Car plus vous attendez, plus vos chances de récupérer votre dû diminuent :

• Votre client tombe en faillite
• Il a quitté le pays
• Son affaire a été revendue à un tiers
• Il découvre un litige mineur
• Etc.

Bref, le recouvrement de créances ne s’improvise pas.

Il demande du temps, des connaissances et de l’investissement.

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